Rotaract Cidade do Aço

Administração e Programas de Clube

Após a fundação do novo Rotaract Club, os organizadores passam a atuar como conselheiros, à medida em que o clube desenvolve sua estrutura e programa. Um Rotaract Club forte requer líderes competentes e sócios ativos e interessados.

Estrutura

Sob a liderança do seu presidente, os sócios do Rotaract Club planejam atividades de desenvolvimento profissional, treinamento da liderança, prestação de serviços internacionais e à comunidade, e arrecadação de fundos, bem como eventos sociais. O conselho diretor do clube deve estudar e aprovar esses planos.

O conselho diretor do Rotaract Club consiste dos seguintes dirigentes eleitos: presidente, último ex-presidente, vice-presidente, secretário, tesoureiro e três diretores, bem como outros considerados necessários. O conselho diretor, ou seja, o órgão administrador do clube, deve reunir-se mensalmente. Os sócios em pleno gozo de seus direitos podem comparecer às reuniões como observadores.

A maior parte das decisões referentes a assuntos administrativos do clube devem ser tomadas durante as reuniões do conselho diretor, e não nas reuniões do quadro social. O conselho diretor deve informar todos os sócios das decisões tomadas. Todos os relatórios do conselho diretor devem ser revisados pelo quadro social o mais breve possível.

O presidente entrante deve reunir-se com o conselho diretor antes de tomar posse, para estabelecer um relacionamento com o mesmo. O presidente entrante e o conselho diretor devem planejar novas atividades para o clube e estudar atividades que foram bem-sucedidas no passado. A habilidade do presidente de trabalhar eficazmente com o conselho diretor do clube é um bom indicativo da qualidade da sua liderança.

Assim como em uma empresa, o conselho diretor do clube deve assegurar-se de que as atividades implementadas pelos sócios não coloquem a situação financeira do clube em risco. Deve também manter um equilíbrio entre responsabilidades administrativas, desenvolvimento do quadro social, arrecadação de fundos e atividades dos sócios.

Responsabilidades dos Dirigentes do Clube

Presidente

Como líder do clube, o presidente ajuda os sócios a desenvolver sua própria capacidade de liderança, e procura assegurar que as atividades de desenvolvimento profissional, desenvolvimento da liderança e prestação de serviços sejam promovidas e realizadas. O presidente deve identificar as habilidades e os interesses de cada sócio, e aproveitá-los em projetos do clube.

O presidente é responsável pelas operações do clube, delegação de responsabilidades e convocação de reuniões. Deve também desenvolver, o mais cedo possível, um plano para o ano. O “Sumário de Planos e Objetivos do Rotaract”, na página 43, traz diretrizes para a formulação desse plano. O presidente deve presidir todas as reuniões do clube e do conselho diretor, mantendo a discussão relevante.

O presidente deve também manter um contato regular com o Rotary Club patrocinador (através de atividades conjuntas e reuniões), o representante distrital do Rotaract (através da participação do clube em atividades e encontros distritais) e o Rotary International (através de participação no Encontro Rotaract Pré-Convenção e submissão do relatório anual). Para agilizar a comunicação, um boletim sobre os projetos ou atividades de maior destaque deve ser enviado ao Rotary Club patrocinador, ao representante distrital do Rotaract e ao Rotary International.

Com a aprovação do conselho diretor, o presidente nomeia todas as comissões permanentes e especiais, e acompanha o progresso das mesmas com a ajuda do vice-presidente. Trabalhando com o tesoureiro, o presidente providencia o envio, até 30 de setembro, de US$20 à sede mundial do RI ou ao centro de serviços apropriado.

Vice-Presidente

O vice-presidente é um líder-chave do Rotaract Club. Ele deve ter uma compreensão clara dos objetivos do clube para o ano, e de seus projetos e atividades, além de conhecer os recursos da comunidade e do Rotary. É importante que o presidente e o vice trabalhem bem em conjunto. Isso é mais facilmente alcançado quando o presidente serviu como vice no ano anterior àquele em assume a presidência.

O vice-presidente lidera todas as reuniões às quais o presidente não pode comparecer, e serve no conselho diretor e como membro ex-ofício de todas as comissões. Ele também atua como “dirigente geral”, responsável por todas as tarefas a ele designadas pelo presidente.

Um vice-presidente bem organizado e responsável é, muitas vezes, a chave para um ano bem-sucedido do Rotaract. Ele pode reduzir a carga administrativa do presidente, proporcionando-lhe o tempo necessário para desenvolver projetos e atividades novas e interessantes.

Secretário

O secretário tem muitas responsabilidades que requerem organização e atenção a detalhes. Alguns Rotaract Clubs nomeiam também um secretário assistente. Como o secretário promove o clube através das correspondências enviadas ao Rotary Club patrocinador, outras organizações, sócios potenciais, Rotary International e outros Rotaract Clubs, ele deve ter facilidade para comunicar-se.

O secretário lida com as relações públicas do clube, mantém registros e redige a ata das reuniões ordinárias e do conselho diretor. Quando um sócio alcança 30 anos de idade, o secretário envia um “Aviso sobre Rotariano Potencial (Ex-Rotaractiano)”, que se encontra na página 48, ao secretário do Rotary Club patrocinador.

Tesoureiro

Como encarregado das cobranças e pagamentos, o tesoureiro é responsável pela solvência e estabilidade financeira do clube. O tesoureiro preside a comissão de finanças, trabalha com o conselho diretor para desenvolver o orçamento, coleta as anuidades e os fundos arrecadados pelo clube, e paga as contas do mesmo. Além disso, ele apresenta, em cada reunião ordinária, um relatório sobre a situação financeira do clube e providencia uma auditoria financeira anual. Ao preparar-se para essa auditoria, o tesoureiro deve reunir-se com seu antecessor, e consultar o tesoureiro do Rotary Club patrocinador e um contador público.

A administração dos fundos do clube é uma grande responsabilidade que requer um contínuo processo de revisão. Muitas vezes, Rotaract Clubs designam um tesoureiro assistente, a fim de garantir continuidade e assegurar um substituto qualificado na ausência do tesoureiro.

Todos os dirigentes entrantes do Rotaract Club devem ser treinados a nível distrital, em um seminário de um ou dois dias de duração conduzido pela comissão Rotaract do distrito (integrada por rotaractianos), em coordenação com o distrito.

Os artigos V, VI, VIII e IX dos “Estatutos Prescritos para o Rotaract Club” oferecem maiores detalhes sobre a estrutura do Rotaract Club.